Von Elmar Krüsmann
In dieser Rubrik behandeln unsere Partner von der Kanzlei Winheller aktuelle Rechtsthemen aus dem Bereich Fundraising, Spenden und Stiftung. Elmar Krüsmann ist Rechtsanwalt und auf die Beratung von Nonprofit-Organisationen, Stiftungen sowie vermögenden Privatpersonen spezialisiert.
Auch im Zeitalter von Social Media sind E-Mails noch immer ein beliebtes Kommunikationsmedium für NPOs, wenn es darum geht die Allgemeinheit über das eigene Wirken zu informieren. Viele große (und kleine) Organisationen arbeiten dabei mit monatlichen, quartalsweisen oder halbjährlichen Newslettern. Da erscheint es naheliegend, mitunter auch Spendenaufrufe – in eigener Sache oder auch in Bezug auf fremde Projekte – als Teil des Newsletters oder auch separat per E-Mail zu versenden. Wie ein solcher Aufruf inhaltlich überzeugen und letzten Endes gelingen kann, war kürzlich unter der Rubrik von Nico Reis zu lesen. Unser Beitrag beleuchtet nun in aller Kürze die wesentlichen rechtlichen Themen, die es daneben zu beachten gilt.
Spendenaufruf per Mail - darf man das?
Grundsätzlich spricht rechtlich nichts gegen Spendenaufrufe per E-Mail, sofern die ein paar Grundregeln eingehalten werden.
Werden potenzielle Spender per E-Mail zum Spenden aufgerufen, so sind insbesondere datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten. Wichtig ist hierbei hervorzuheben, dass sämtliche Daten der Adressaten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nur dann verwendet werden können, wenn zuvor hierzu eine Zustimmung erteilt wurde. Denn nach der DSGVO steht der Schutz der Privatsphäre und der informationellen Selbstbestimmung vorrangig vor etwaigen anderen Interessen.
Neben der DSGVO ist auch die E-Privacy-Richtlinie bzw. das UWG – hier insbesondere § 7 UWG – zu beachten. Demnach sind E-Mails zu Werbezwecken an Personen, die in diese Art der Kontaktaufnahme vorher nicht eingewilligt haben, verboten.
Personen, die hingegen bereits früher eine Spende getätigt haben, dürfen im Grundsatz auch künftig per E-Mail zum Spenden aufgerufen werden, außer es liegt ein aktiver Widerspruch der betreffenden Person vor.
Spendenaufruf per Mail: Woher bekomme ich die Daten?
Die Daten können aus der eigenen Datenbank heraus verwendet werden, sofern man die hierfür erforderliche Einwilligung der Adressaten hat. Wichtig ist, dass die Zwecke der Verarbeitung der Daten in verständlicher und leicht zugänglicher Form vorab erläutert wurden, sodass den Adressaten klar ist, wofür sie ihre Einwilligung erteilen. Nicht ausreichend ist es hierbei, wenn lediglich eine allgemeine Einwilligung in den Abonnements eines Newsletters eingeholt wurde und diese Daten dann zum Versand eines Spendenaufrufs genutzt werden.
Etwas anderes gilt grundsätzlich dann, wenn im Rahmen der Einwilligung auch Spendenaufrufe explizit erwähnt wurden. Im Zweifelsfall wäre also anzudenken, eine erneute Einwilligung – die explizit auch Spendenaufrufe umfasst – einzuholen.
Spendenaufruf per E-Mail: Was gibt es in Bezug auf die Daten zu beachten?
Im Weiteren ist es wichtig, die vorhandenen Daten zu schützen und vor einem Zugriff Dritter zu bewahren. Dabei ist es von Vorteil, wenn die technischen Standards dokumentiert werden, um sich selbst und die NPO abzusichern. Hierbei ist es generell hilfreich, ein sog. Verarbeitungsverzeichnis zu erstellen und zu pflegen, welches die Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen im Zusammenhang mit der Erhebung, Verarbeitung, Speicherung und Nutzung der Daten dokumentiert.
Spendenaufruf per E-Mail: Was passiert, wenn ich die Regeln missachte?
Werden die Vorschriften der DSGVO und / oder des UWG missachtet, so droht im schlimmsten Fall ein hohes Bußgeld durch die Behörden oder eine kostspielige Abmahnung, zum Beispiel durch konkurrierende Organisationen. Im Ergebnis kann dies somit auch zu Problemen mit dem Gemeinnützigkeitsstatus einer NPO führen.
Spendenaufruf per E-Mail: Praxistipp und Fazit
Sofern sich NPOs die Option offen halten möchten, die (datenschutzkonform) erhobenen Daten eigener Newsletterabonnenten auch für Spendenaufrufe nutzen zu können, gibt es hierfür im Grundsatz zwei Wege:
Bereits im Anmeldeprozess für Newsletter der betreffenden NPO, wird zugleich auch eine datenschutzkonforme Einwilligung in den Erhalt von Spendenaufrufen per E-Mail integriert, um so die notwendige Zustimmung zur Datenverarbeitung zu erhalten.
Alternativ könnte die Möglichkeit angedacht werden, den Spendenaufruf direkt in den Newsletter zu integrieren oder Spendenaufrufe als Botschaft in Newslettern von Kooperationspartnern einzubauen. Diese Varianten sollten zuvor im konkreten Einzelfall geprüft werden.
In jedem Fall sollten Spendenaufrufe so gestaltet werden, dass sie im Einklang mit den rechtlichen Vorgaben sind – nur so, sind die Spendenaufrufe letzten Endes ein echter Erfolg und werden nicht im Nachhinein zu einem, womöglich teuren, Ärgernis. Wie so oft, ist hierzu die Einholung fachlichen Rats regelmäßig unerlässlich.
Elmar Krüsmann
Rechtsanwalt
Kanzlei WINHELLER