Newsletter neu denken: Wie KI im Fundraising E-Mails wirksamer macht!

jschumacher84
vor 2 Tagen
5 Min. Lesezeit

Von Sabine Wagner

Sabine Wagner ist Strategieberaterin für Fundraising mit besonderem Schwerpunkt auf Online-Fundraising. Nach einer erfolgreichen Karriere in leitenden Funktionen bei Organisationen wie UNICEF Deutschland, dem Kindermissionswerk „Die Sternsinger“ und AZ fundraising services, sowie zuletzt als Chief Digital Officer und Mitglied der Geschäftsleitung der Qmart AG (Zürich), hat sie sich Anfang 2025 mit wagner-fundraising.com selbstständig gemacht.

Foto: privat

Spenden-Newsletter oder E-Mailings sind eines der wirkungsvollsten, soliden, aber wenig aufregenden Instrumente im Fundraising: Verlässlich – ja. Innovativ – eher selten. Doch genau das ändert sich gerade. Künstliche Intelligenz hält Einzug in die E-Mail-Kommunikation von NGOs und Verbänden und stellt eine zentrale Frage neu:Wie viel Wirkung lässt sich mit den gleichen Ressourcen erzielen?

Newsletter erreichen Bestandskontakte direkt, ermöglichen Storytelling über mehrere Touchpoints und lassen sich sehr gut messen. Gleichzeitig stehen viele Organisationen vor bekannten Herausforderungen: begrenzte personelle Ressourcen, steigender Content-Bedarf und der Wunsch nach mehr Relevanz für unterschiedliche Zielgruppen sowie die Steigerung der Spenden.

Künstliche Intelligenz (KI) – etwa in Form von Sprachmodellen wie ChatGPT – eröffnet hier neue Möglichkeiten. Richtig eingesetzt kann sie Newsletter nicht nur schneller produzieren, sondern auch gezielter, konsistenter und erfolgreicher machen.

Der folgende Beitrag zeigt, wo KI im Newsletter-Fundraising heute konkret hilft und wie der Deutsche Tierschutzbund KI erfolgreich in einer thematischen E-Mail-Kette eingesetzt hat, um Aufmerksamkeit, Reichweite und Spenden zu steigern.

KI-Tools wie ChatGPT sind keine Zauberstäbe. Aber sie sind exzellente Assistenten – vor allem dort, wo Fundraiser:innen regelmäßig unter Zeitdruck stehen. In diesem Artikel gehe ich auf die wichtigsten Themen beim Erstellen von E-Mailings im Fundraising ein und wie konkret die KI sinnvoll unterstützen kann.

Textqualität und Storytelling verbessern

KI kann:

· Rohtexte in emotionalere, klarere oder aktivierendere Sprache überführen

· längere Texte für Newsletter kürzen und strukturieren

· Betreffzeilen, Preheader und Call-to-Actions variieren

· bestehende Texte auf Tonalität, Verständlichkeit oder Spendenfokus prüfen

Gerade im Fundraising hilft KI dabei, vom sachlichen Bericht zur wirksamen Geschichte zu kommen – ohne jedes Mailing bei Null zu beginnen.

Zielgruppenspezifische Ansprache

Ein großer Vorteil: KI kann Texte gezielt anpassen, zum Beispiel:

· unterschiedliche Projekte oder Regionen

· Erstspender:innen vs. Dauerspender:innen

· kurze Reminder vs. längere Story-Mails

So entstehen beispielsweise aus einem Grundthema mehrere passgenaue Newsletter-Varianten.

Effizienz und Geschwindigkeit

Was früher mehrere Abstimmungsrunden brauchte, liefert KI oft als ersten brauchbaren Entwurf. Das spart Zeit – vor allem bei Serien, Kampagnen oder thematisch ähnlichen Mailings.

Lernen aus erfolgreichen Mailings

Besonders spannend wird es, wenn KI mit bereits gut performenden Newslettern arbeitet. Sie kann Stil, Dramaturgie und Argumentationslogik aufnehmen und auf neue Inhalte übertragen.

Entscheidend ist dabei immer: Der Mensch bleibt in der Verantwortung. KI liefert Entwürfe – Fundraiser:innen schärfen Botschaft, Ton und Strategie.

Wie das konkret aussehen kann, zeigt der von mir und Christopher Meil (Optimeil) begleitete Case des Deutschen Tierschutzbundes im Rahmen der Spendenkampagne „Tierheime am Limit“. Hintergrund der Kampagne war, dass nach der Corona-Pandemie viele Tierheime stark überfüllt und finanziell stark belastet waren. Spenden wurden dringend benötigt. Gleichzeitig standen nur begrenzte personelle und mediale Ressourcen zur Verfügung, aktuelles und attraktives Foto- oder Video-Material war kaum vorhanden.

Im Rahmen der Spendenkampagne setzte der Deutsche Tierschutzbund KI zur Unterstützung einer thematischen E-Mail-Serie ein. Für drei Serien-E-Mailings zu einzelnen Tiergattungen (Hunde, Katzen, Meerschweinchen) wurde ein eigenes GPT-System trainiert. Grundlage waren frühere, besonders gut performende Newsletter-Texte. Die KI erstellte jeweils den ersten Textentwurf, der anschließend redaktionell überarbeitet wurde.

Ziel war es, Aufmerksamkeit, Emotion und Spendenbereitschaft zu erzeugen – unter möglichst effizientem Einsatz der Mittel.

Die Kampagne bestand aus mehreren ineinandergreifenden Elementen:

· KI-gestützte Video-Erstellung für einzelne Tiergattungen (Hunde, Katzen, Meerschweinchen)

· Verlinkung auf neue thematische Landingpages mit Spendenformular

· eine begleitende E-Mail-Serie mit 1 manuelles Initial-Mailing (Ankündigung der Serie) und eine E-Mail-Serie mit 3 KI-unterstützten E-Mailings zu einzelnen Tiergattungen

Besonders relevant für das Fundraising: der KI-Einsatz in der E-Mail-Serie. Darauf konzentrieren wir uns hier im Folgenden.

Eigenes GPT-System

Für die drei thematischen Serien-E-Mailings wurde ein eigenes GPT-System entwickelt.

1. Training des GPT:

Die Grundlage für das eigene GPT waren frühere, sehr gut performende Newsletter, diese wurden dem GPT vorgegeben sozusagen „eintrainiert“. Der Fokus lag auf Tonalität, Emotionalität und Spendenargumentation. Dem GPT wurde eine klare Aufgabenstellung vorgebeben: Verfassung von Texten für thematisch vorgegebene Themen, z.B. Texte für eine E-Mail-Serie für einzelne Tiergattungen. Content wurde entsprechend vorgegeben.

2. Workflow:

1. Das initiale Kampagne-E-Mailing wurde klassisch manuell erstellt vom Deutschen Tierschutzbund selbst

2. Die drei folgenden Serien-Mailings (Hunde, Meerschweinchen, Katzen) wurden von der KI, dem individuellen GPT, vorformuliert

3. Redaktionelle Nachbearbeitung durch Mitarbeitre:innen des Tierschutzbundes (Feinschliff, Prüfung, Anpassung)

Das Ergebnis: schnelle, konsistente und thematisch fokussierte Newsletter, ohne auf menschliche Kontrolle und Finetuning zu verzichten.

Ergebnisse und Learnings

Die Öffnungsraten der KI-generierten E-Mailings lagen zwischen 36 % und 38 % und damit nur leicht unter dem manuellen Initial-Mailing (41 %) – trotz der erhöhten Versandfrequenz von vier aufeinanderfolgenden E-Mailings in kurzer Zeit. Eine deutliche Zeit- und Kosteneinsparung in der Content-Erstellung konnte ebenfalls festgestellt werden.

Insgesamt wurden über die Kampagne 158 Spenden generiert, darunter 13 Dauerspenden und 5 Großspenden. Das wurde als sehr gutes Ergebnis vom Tierschutzbund gewertet.

Die KI lieferte sehr gute Erstentwürfe, ersetzte aber nicht die redaktionelle Verantwortung durch den Tierschutzbund.

Besonders Serien-Mailings profitieren stark von konsistenter KI-Unterstützung.

Die Frequenzerhöhung auf 4 E-Mailings beeinflusst die Öffnungsraten, unabhängig von der KI und senkt diese ggfs. etwas ab.

Der größte Hebel liegt in der Kombination aus Mensch + Maschine oder anders gesagt: Nicht „KI oder Mensch“, sondern „KI mit Mensch“.

Der Case des Deutschen Tierschutzbundes zeigt eindrücklich, welches Potenzial KI im Newsletter-Fundraising entfalten kann:

· mehr attraktiver Content mit gleichen Ressourcen

· gezieltere Ansprache von Themen und Zielgruppen

· messbare Wirkung auf Reichweite und Spenden

Für Fundraiser:innen bedeutet das nicht weniger Arbeit – sondern eine andere Arbeit: strategischer, kuratierender und wirkungsorientierter. Der Case zeigt: KI ist ein wirkungsvolles Werkzeug, um Newsletter-Kampagnen effizienter, konsistenter und skalierbarer umzusetzen. Wer KI heute klug einsetzt, verschafft sich keinen kurzfristigen Vorteil, sondern baut eine nachhaltige Kommunikationskompetenz für die Zukunft auf. KI ersetzt keine Fundraiser:innen – aber sie skaliert ihre Wirkung.

Tipps und Tricks

Am Ende möchte ich noch einige konkreten Empfehlungen zu Tools und Prompting mitgeben, die gerade in Bezug auf den geschilderten Case und für Nachahmer wichtig sind:

Die richtigen Prompts sind ausschlaggebend für den Erfolg der Unterstützung durch die KI. Daher gebe ich hier, sehr gerne, noch zwei erprobte Prompt-Beispiele für Fundraiser:innen mit:

Prompt 1: Newsletter-Text für eine thematische Spenden-Mail

„Du bist ein erfahrener Fundraiser. Schreibe einen emotionalen Newsletter zum Thema ‹Meerschweinchen im Tierheim›. Ziel ist eine Spende. Ton: empathisch, sachlich, nicht reißerisch. Länge: ca. 300 Wörter. Baue eine klare Spendenmotivation und einen Call-to-Action am Ende ein.“Wichtig: Hochladen von Content zu dem Thema und die Angabe von URLs, wo Meerschweinchen Conten zu finden ist, sollte mit angegeben werden.

Prompt 2: Optimierung eines bestehenden Spenden-Newsletters

„Optimiere diesen Newsletter-Text hinsichtlich Emotionalität, Klarheit und Spendenwirkung. Behalte die Fakten bei, aber schärfe Einstieg, Dramaturgie und Call-to-Action. Zielgruppe: bestehende Spender:innen.“

Ende gut alles gut: Wer KI im Newsletter-Fundraising einsetzt, gewinnt nicht automatisch mehr Spenden. Aber wer sie klug, kontrolliert und menschlich einsetzt, gewinnt vor allem eines: mehr Wirkung pro E-Mailing.

Checkliste: KI-ready Newsletter-Fundraising – Schritt für Schritt

Strategie & Ziel

· Klare Zielsetzung pro Newsletter (Information, Aktivierung, Spende)

· Definition der Hauptzielgruppe (Bestands-, Neu-, Dauerspender:innen)

· Entscheidung: Einzelmailing oder thematische Serie?

Inhalt & Datenbasis

· Bestehende Newsletter mit gutem Response identifizieren

· Tonalität, Stil und Do’s & Don’ts schriftlich festhalten

· Klare Kernbotschaften und Spendenargumente definieren

KI-Einsatz

· Geeignetes KI-Tool auswählen (z. B. ChatGPT / Custom GPT)

· KI liefert ersten Entwurf, nicht die finale Version

· Prompts sind klar, kontextreich und zielorientiert formuliert

· Prompts einsetzen und Ergebnis speichern

Redaktion & Qualitätssicherung

· Menschliche Prüfung auf Fakten, Ton und Haltung

· Anpassung an Organisationssprache und Storytelling

Versand & Testing

· Betreffzeilen und Preheader getestet

· Bei Serie: Versandfrequenz einrichten

· Prüfen: Ist die Serie logisch aufgebaut (Spannungsbogen!)

Erfolgsmessung & Lernen

· Öffnungsraten, Klicks, Spenden messen

· KI-Texte mit manuellen Mailings vergleichen

· Erkenntnisse dokumentieren und für nächste Mailings nutzen

Fazit und zentrale Erkenntnisse:

· KI eignet sich sehr gut für schnelle, qualitativ hochwertige Erstentwürfe von Newsletter-Texten

· Redaktionelle Nachbearbeitung bleibt essenziell

· Gerade Serien-Mailings profitieren von konsistenter KI-Unterstützung

· Höhere Versandfrequenz beeinflusst Öffnungsraten

· Größter Hebel: Mensch + Maschine

Bei inhaltlichen Fragen zu Digitalisierung im Nonprofit-Sektor erreichen Sie Sabine Wagner unter sabine@wagner-fundraising.com.

Sabine Wagner

Strategieberaterin für Fundraising und Online-Fundraising