Von Nico Reis
In dieser Rubrik erzählt unser Partner Nico Reis, bekannt als Gründer von Altruja, jetzt Head of Partnerships bei RaiseNow und damit Europas größter Anbieter für digitales Fundraising, von den Trends im digitalen Fundraising. Außerdem verrät er Tipps und Tricks und erklärt, wie gemeinnützige Organisationen mehr Besucher auf Ihre Webseiten bringen.
Welche Fundraising-Software ist die richtige für Ihre Organisation? Hier finden Sie Tipps zur Auswahl, die Ihnen die Entscheidung erleichtern. Plus Checkliste – jetzt lesen!
Fundraising Software: Das sollten Sie bei der Wahl berücksichtigen
Die folgenden Tipps unterstützen Sie dabei, die richtige Fundraising-Software für Ihre Organisation auszuwählen. Denn Ihr Spendenmarketing kann nur dann erfolgreich und effizient sein, wenn das Tool, das Sie nutzen, perfekt auf Ihre Zwecke zugeschnitten ist.
Fundraising-Software – ein Ratgeber
Nutzt unsere Organisation zum Spendensammeln eine effiziente Softwarelösung, die unsere Prozesse stützt und vereinfacht? Können wir erhobene Daten einfach und teilautomatisiert auswerten, damit wir auf dieser Basis strategische Entscheidungen treffen können?
Auch im Fundraising stellen Verantwortliche sich zunehmend solche Fragen – eine Folge der voranschreitenden Digitalisierung.
Kaum eine gemeinnützige Organisation verzichtet heute noch auf eine Softwarelösung, die die unkomplizierte Abwicklung von Spenden online möglich macht. Im gleichen Zuge ist das Angebot an Programm und Tools, die eine solche Spendenabwicklung möglich machen, gewachsen. Das macht die Auswahl einer passenden technischen Lösung schwieriger.
Die Entscheidung für eine Fundraising-Software sollte überlegt und ohne Hast getroffen werden. Denn sie hat weitreichende Folgen. Ein gutes Fundraising-Tool kann die Arbeit einer Nonprofit-Organisation auf das nächste Level heben – ein schlechtes kann sie im schlimmsten Fall zum Erliegen bringen.
Die Entscheidung für eine Fundraising-Software will darum wohl überlegt sein. Hierbei möchten wir Sie mit diesem Leitfaden unterstützen: Wir begleiten Sie systematisch von der Analyse Ihrer Anforderungen und Bedürfnisse über die Recherche passender Lösungen bis hin zur Implementierung.
Diese fünf Faktoren sind entscheidend bei der Auswahl:
1. Funktionen:
Features, Usability und Anpassungsmöglichkeiten
„Form follows function“ – dieser Grundsatz eines jeden guten Designs gilt auch für die Softwareentwicklung. Gemeint ist, dass eine Software noch so gut aussehen kann – wenn wichtige Features fehlen, ist die Software für die Anwender wenig zweckdienlich.
An oberster Stelle steht daher die Frage, ob eine Software alle Funktionen bereitstellt, die innerhalb der Organisation benötigt werden.
Um die Erfüllung aller Anforderungen systematisch zu überprüfen, hat sich die Verwendung von Tabellen bewährt. So lassen sich mehre Tools in Bezug auf Features und Einsatzmöglichkeiten vergleichen. Hierzu müssen zunächst jene Kriterien identifiziert werden, die für die Organisation von essenzieller Bedeutung sind.
Ein Beispiel: Eine NGO, die an mehreren Standorten operiert, wird ein Tool benötigen, auf das mehrere Nutzer zugleich zugreifen können. Ein Tool, das ein solches paralleles Arbeiten nicht ermöglicht, würde sich für diese Organisation nicht eignen. Für eine kleinere, lokale Organisation mit nur einem Büro hingegen hätte diese Frage keine weitere Bedeutung.
Verfügt die ausgewählte Fundraising-Software über sämtliche Funktionen, die unsere Organisation für eine effiziente Arbeit benötigt?
Allerdings: Der Funktionsumfang allein entscheidet noch nicht über die Passgenauigkeit einer Fundraising-Software. Denn was nützt eine große Auswahl an Features, wenn die Bedienung so gestaltet ist, dass die Anwender nicht mit ihr zurechtkommen?
Hier kommt der Begriff „Usability“ ins Spiel. Damit bezeichnen Experten die Benutzerfreundlichkeit oder Gebrauchstauglichkeit eines digitalen Produkts. Sie lässt sich systematisch analysieren.
Eine gute Usability erkennen Sie an folgenden Faktoren:
● Dashboards sind übersichtlich gestaltet.
● Die grafische Aufbereitung ist ansprechend, einheitlich und eindeutig.
● Es macht Spaß, das Tool zu benutzen.
● Die Bedienung ist intuitiv.
● Das Tool ist minimalistisch und verzichtet z.B. auf mehr als sieben Untermenüs.
Grundsätzlich gilt: Die Fundraising-Software Ihrer Wahl sollte Ihnen jederzeit einen schnellen Überblick über die aktuelle Spendenaktivität verschaffen. Sie sollte so gestaltet sein, dass die Bedienung intuitiv und ohne zeitaufwendige Einarbeitung gelingt. Außerdem sollte sie so weit individualisierbar sein, dass sie sich an die speziellen Ansprüche Ihrer Organisation anpassen lässt.
„One size fits all“ ist im Fundraising in der Regel keine gute Lösung. Dazu sind NGOs zu unterschiedlich. Es mag auf den ersten Blick verlockend erscheinen, eine Allround-Software auszuwählen, um sich die Arbeit einer individuellen Anpassung des Tools an die Bedürfnisse der eigenen Organisation zu sparen. Doch die Komplexität der Prozesse, die ein Spendentool abbilden sollte, erlaubt das in der Regel nicht. Mit einem perfekt konfigurierten Tool können Sie dagegen Spenden-Kampagnen nach Ihren Vorgaben einrichten, steuern, überwachen und auswerten. Das erlaubt es Ihnen, Ihre selbstgewählten Ziele zu erreichen.
In welchem Umfang sich eine Fundraising-Software auf die individuellen Anforderungen einer Organisation zuschneiden lässt, ist darum bei der Auswahl ein weiteres entscheidendes Kriterium. Gleichzeitig können allzu viele Anpassungsmöglichkeiten eher unerfahrene Anwender überfordern. Der Aufwand für die Einarbeitung der Mitarbeiter steigt und die Bedienerfreundlichkeit des Tools leidet unter zu vielen Optionen. Zu wenig Anpassungsmöglichkeiten hingegen bremsen Arbeitsprozesse, beeinträchtigen die Akzeptanz und machen womöglich zeitraubende Workarounds nötig.
2. Datenmanagement:
Analyse, Im- und Export
Auch im Spendenmarketing werden strategische und wirtschaftliche Entscheidungen mittlerweile verstärkt auf der Basis von Datenanalysen getroffen. Denn solche Entscheidungen haben sich als zielführender entpuppt als intuitivere Herangehensweisen. Das bedeutet, dass es in den meisten Organisationen bereits Daten gibt, die erhoben und gesammelt werden. Eine gute Fundraising-Software ermöglicht es, diese bereits bestehenden Daten mit den neu erhobenen Daten zu verknüpfen und diese gemeinschaftlich auszuwerten und zu verarbeiten.
Wählen Sie ein Tool aus, dessen Funktionsumfang zum Kenntnisstand der Mitarbeiter passt.
Klären Sie vor der Entscheidung für eine Fundraising-Software unbedingt, welche Dateiformate diese beim Datenimport und -export unterstützt. Dies ist für eine effiziente Zusammenführung der erhobenen Daten unabdingbar. Prüfen Sie außerdem, welche der in Ihrer Organisation bereits genutzten Tools und Plug-ins an das neue System angebunden werden können – und welche nicht.
Eine gute Fundraising-Software bringt in der Regel bereits einige integrierte Analysefunktionen mit. Es lohnt sich, diese vorab genau zu prüfen. Schauen Sie sich genau an, ob und wie Sie die erhobenen Daten für bereits bestehenden Evaluationsprozesse nutzen können. Die perfekte Softwarelösung für jede Organisation gibt es nicht. Je nachdem, wie die Ziele, Möglichkeiten, finanziellen und zeitlichen Kapazitäten Ihrer Organisation aussehen, benötigen Sie mehr oder minder komplexe und umfangreiche Daten.
Unterschätzen Sie auch die Frage nach der Datensicherheit nicht, wenn Sie sich für ein softwarebasiertes Datenmanagement entscheiden. Ein guter Software-Anbieter stellt ungefragt Informationen zur Datensicherheit zur Verfügung. Ein erster Anhaltspunkt sind gängige Gütesiegel, Test- und Kundenberichte. Informieren Sie sich, welche Sicherheitsstandards im Umgang mit sensiblen Daten derzeit gängig sind. Spätestens auf Nachfrage sollte ein Softwareanbieter in der Lage sein, Sicherheitsbedenken Ihrerseits auszuräumen.
Wie können Daten zeitnah ausgewertet werden und wie werden diese Auswertungen dargestellt?
3. Wirtschaftlichkeit:
Kosten-Nutzen-Analyse
Keine Frage: Bei der Wahl der richtigen Fundraising-Software werden der Preis und der wirtschaftliche Nutzen des Tools eine entscheidende Rolle spielen. Ist ein Tool auffällig günstig, wird es vermutlich auch nicht so gut sein. Denken Sie daran, dass Sie die Fundraising-Software täglich im Arbeitsalltag einsetzen werden. Berücksichtigen Sie außerdem, dass nur eine einwandfrei funktionierende Software eine reibungslose Spenden-Kampagne ermöglicht. Wer hier aus Sparsamkeit einen faulen Kompromiss eingeht, tut sich und seiner Organisation keinen Gefallen.
Stellt der Software-Anbieter sicher, dass die Daten der Nutzer gegen kriminelle Zugriffe geschützt werden? Welche Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Informationen gibt es?
Leider ist der Preis allein kein zwingender Indikator für Qualität. Und natürlich sollte im Rahmen einer Kosten-Nutzen-Analyse entschieden werden, welchen finanziellen Aufwand eine technische Lösung rechtfertigt. Nicht jede teure Software ist ihren Preis auch wert. Legen Sie daher von vorneherein eine preisliche Obergrenze für das gewünschte Tool fest. Berücksichtigen Sie dabei aber die Kosten- und Zeitersparnis, die ein gutes Tool mit sich bringt. Werden bisher genutzte Softwarelösungen durch die Einführung des neuen Tools überflüssig, stellt dies eine Kostenersparnis dar. Diesen Fakt sollten Sie in ihre Rechnung einfließen lassen.
Software-Hersteller bieten unterschiedliche Zahlungsmodelle an. Mal muss eine monatliche Gebühr entrichtet werden, mal finanziert der Hersteller sich über kostenpflichtige Zusatzfunktionen einer ansonsten kostenfreien Lösung. Lifetime-Lizenzen, die zeitlich unbegrenzt gelten, wirken auf den ersten Blick teuer, sind langfristig aber oft am günstigsten und nachhaltigsten.
Grundsätzlich gilt hierbei: Prozesse zu digitalisieren, bringt im ersten Schritt Aufwand und Kosten mit sich, macht sich in der Regel aber mittel- bis langfristig bezahlt. Nicht immer sind sofort Ergebnisse zu sehen. Gehen Sie bei der Auswahl der passenden Fundraising-Software also nicht nur nach den Kosten – kalkulieren Sie den langfristigen Nutzen und Mehrwert einer guten Software mit ein und betrachten Sie die Ausgabe als Investition in die Zukunft Ihrer Organisation.
Klären Sie, welches Budget für die Anschaffung einer Fundraising-Software bereitgestellt werden kann.
Wenn Sie verschiedenen Software-Lösungen hinsichtlich des zu erwartenden Nutzens vergleichen, werden Sie signifikante Unterschiede feststellen. Mit diesen Informationen im Hinterkopf sollten Sie sich über die Preise der verschiedenen Anbieter informieren.
4. Kundenbetreuung:
Unterstützung bei Fragen und Problemen
Jeder, der schon mal in der telefonischen Warteschleife eines Unternehmens festhing, weiß: Eine verlässliche Kundenbetreuung spart Zeit und Nerven. Bei einer Softwarelösung ist dies besonders wichtig – vor allem dann, wenn Sie selbst kein gute besetzte Technik-Abteilung im Hause haben.
Achten Sie auf versteckte Zusatzkosten. Ernstzunehmende Anbieter kommunizieren Kosten für Wartung, technischen Support oder zusätzliche Features transparent. Nur so erhalten Sie Klarheit und können Ihr Budget realistisch verplanen.
Es gehört zum Standard, dass Sie als (potenzieller) Kunde ausführlich über die telefonische Hotline des Herstellers beraten werden. Auch regelmäßige technische Updates sind eine Selbstverständlichkeit, die nicht mit zusätzlichen Kosten für Ihre Organisation verbunden sein sollten. Machen Sie an dieser Stelle keine Abstriche.
Ein seriöser Anbieter stellt Funktionen zur Verfügung, die es Ihnen ermöglichen, Bugs und Fehlermeldungen direkt an den Entwickler zu übermitteln. Nur so können Probleme und Sicherheitslücken schnell erkannt und behoben werden. Das garantiert eine einwandfreie Funktionalität der Software. Ein Tool, das nicht regelmäßig angepasst wird, kann mit dem technischen Fortschritt nicht mithalten. Entscheiden Sie sich in diesem Fall lieber für eine andere Software.
Tipp:
Anbieter stellen häufig zeitlich begrenzte Testversionen ihrer Software zur Verfügung. So können Sie kostenfrei alle Funktionen der Software prüfen und realistisch einschätzen, ob sich die Anschaffung für Ihre Organisation lohnt.
Die Einführung eines neuen technischen Tools benötigt Zeit, verursacht Aufwand und Kosten. Die Einarbeitungsphase kostet ihre Mitarbeiter Energie, die an anderer Stelle nicht zur Verfügung steht. Denken Sie darum langfristig. Ein hochwertiges Tool, das fortlaufend optimiert wird und ein Anbieter, der sich intensiv um seine Kunden kümmert, ist die nachhaltigste Lösung und ersparen Ihrer Organisation unnötigen Zeit- und Kostenaufwand.
Eine teurere Lösung kann Ihnen unter dem Strich mehr Geld sparen als eine vermeintlich günstige Software, bei der Sie ohne die technische Unterstützung und Beratung des Entwicklers auskommen müssen.
Folgende Service-Leistungen sollte der Software-Hersteller anbieten:
● Notfall-Hotline (idealerweise rund um die Uhr)
● Möglichkeit zur Fernwartung mithilfe integrierter Funktionen
● Vor-Ort-Support durch technische Berater
● Ein persönlicher Kontakt für Ihre Organisation
Achten Sie schon beim Beratungsgespräch darauf, ob Ihre Fragen konkret, zeitnah und sinnvoll beantwortet werden. Geht der Berater auf Ihre Wünsche ein? Nimmt er Kritik ernst?
Ein guter Kundensupport beinhaltet außerdem die Bereitstellung umfangreicher Anleitungen und FAQs. Trainings in Form interaktiver Tutorials ergänzen das Angebot. Solche Tutorials ermöglichen es neuen Mitarbeitern, sich selbstständig in die Software einzuarbeiten und erleichtern erfahrenen Mitarbeitern die Benutzung der Software.
5. Eignung und Auswahl:
Software-Organization-Fit
Eine universell anwendbare Software, die sämtliche Anforderungen in jedem denkbaren Anwendungsfall abdeckt, gibt es wohl nicht. Es gilt daher, die technische Lösung auszuwählen, die so genau wie möglich zu den Anforderungen passt, die Sie in den vorausgegangenen Schritten identifiziert haben. Um den
größtmöglichen „Software-Organization-Fit“ zu erzielen, sollten Sie bei der Entscheidungsfindung systematisch vorgehen.
Stellen Sie sicher, dass Sie sämtliche Anforderungen, die die Software abdecken soll, gesammelt und verstanden haben. Dafür empfiehlt es sich, alle beteiligten Abteilungen an Bord zu holen und insbesondere diejenigen nach ihrer Meinung zu befragen, die am Ende mit der Software arbeiten sollen.
Die „Critical Incident Technique“ ist eine Methode, um die Anforderungen, die an die Software gestellt werden, zu ermitteln.
Diese Technik funktioniert wie folgt: Bitten Sie Mitarbeiter Ihrer NGO, häufig wiederkehrende sowie kritische Aufgaben zu beschreiben, bei deren Bewältigung sie sich technische Unterstützung wünschen. Lassen Sie sich erklären, wie Ihre Mitarbeiter sich ein Programm vorstellen, das bei der Lösung dieser Aufgaben helfen würde.
Fassen Sie die so ermittelten erwünschten Funktionen in einer gemeinsamen Diskussionsrunde zusammen. Priorisieren Sie diese nach ihrer Wichtigkeit und erstellen Sie auf dieser Basis ein Anforderungsprofil. Bemühen Sie sich dabei um größtmöglichen Konsens. Auf diese Weise können Sie gemeinschaftlich die bestmögliche Entscheidung für alle Beteiligen treffen.
Am Ende dieses Prozesses sollten Sie außerdem fundiert bewerten können, welche Abteilungen die Fundraising-Software zu einem bestimmten Zeitpunkt im Spendenprozess benötigen. Hieraus können Sie Fragen ableiten, die Ihnen dabei helfen, in den Beratungsgesprächen mit den verschiedenen Anbietern alle Informationen einzuholen, die für Ihre Organisation von Belang sind.
Zum Abschluss sollten Sie in der Lage sein, alle gesammelten Fakten gegeneinander abzuwägen und die bestmögliche Entscheidung zu treffen.
Hier finden Sie eine Liste möglicher Fragen für das Beratungsgespräch mit den verschiedenen Anbietern von Fundraising-Software.
● Welche Features bietet die Fundraising-Software?
● Welche Funktionen sind Ihrer Ansicht nach am wichtigsten?
● Inwieweit ist eine individuelle Anpassung der Software an die Bedürfnisse unserer Organisation möglich?
● Welche Dateiformate werden beim Datenim- und export unterstützt?
● Welche weiteren Softwaretools und Plugins lassen sich integrieren?
● Wie können die erhobenen Daten schnell ausgewertet werden?
● Auf welche Weise werden diese Auswertungen dargestellt?
● Wie können die Ergebnisse der Datenanalyse in unsere bestehenden Prozesse zur Auswertung und Gestaltung von Fundraising-Kampagnen integriert werden?
● Wie werden die Daten der Nutzer vor Diebstahl und Missbrauch durch Dritte geschützt?
● Welche Preismodelle und Zahlungsmöglichkeiten bietet Ihr Unternehmen an?
● Welche Funktionen sind im Grundpreis enthalten, welche nicht?
● Fallen weitere Kosten für Wartung, Kundensupport und Beratung an oder sind diese Kosten bereits inkludiert?
● Wann ist die Notfall-Hotline besetzt?
● Ist ein Tool zur Ferndiagnose und Fernwartung in die Software integriert?
● Steht im Bedarfsfall ein technischer Mitarbeiter vor Ort zur Verfügung?
● Wird der Organisationsaccount von einem persönlichen Ansprechpartner individuell betreut?
● Stellt Ihr Unternehmen Bedienungsanleitungen, Tutorials sowie eine Lernumgebung für die Software zur Verfügung?
Ein gut durchdachter, systematischer Entscheidungsprozess bewahrt Sie davor, eine falsche Entscheidung zu treffen. Er garantiert, dass die ausgewählte Software am Ende so gut wie möglich zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.
Fazit: Die richtige Fundraising-Software finden
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass bei der Wahl der richtigen Fundraising-Software folgende Punkte beachtet werden sollten:
● Funktionsumfang & Usability
● Datenmanagement & -schutz
● Ökonomie und Kosten-Nutzen-Analyse
● Kundenbetreuung und technischer Support
● Passung zwischen Organisation & Software
Wenn Sie weitere Fragen zur Auswahl der richtigen Fundraising-Software haben, laden wir Sie gerne zu einem kostenfreien und unverbindlichen Beratungsgespräch ein. Dabei zeigen wir Ihnen, wie Sie erfolgreich ein Online-Fundraising-Tool in Ihre Prozesse einbinden – und das sogar budgetneutral.
In unserem Online-Terminkalender können Sie direkt einen passenden Termin buchen – natürlich kostenfrei.
Kontakt: Sie erreichen uns per E-Mail unter:
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Wir freuen uns auf Sie!
Nico Reis
Head of Partnerships
RaiseNow