Die schlimmsten Fallstricke im Ehrenamt

jschumacher84
6. Mai
3 Min. Lesezeit

Aktualisiert: 8. Mai

Von Elmar Krüsmann

In dieser Rubrik behandeln unsere Partner von der Kanzlei Winheller aktuelle Rechtsthemen aus dem Bereich Fundraising, Spenden und Stiftung. Heute: Elmar Krüsmann, Rechtsanwalt. Er ist auf die Beratung von Non Profit-Organisationen, Stiftungen sowie vermögenden Privatpersonen spezialisiert.

Das Ehrenamt gilt zu Recht vielen als das Rückgrat unserer Gesellschaft. Millionen Menschen engagieren sich freiwillig in Vereinen, Stiftungen oder sonstigen Nonprofit-Organisationen (NPOs) – oft mit großem Idealismus und hohem persönlichem Einsatz. Doch trotz aller guten Absichten lauern im Alltag des Ehrenamts zahlreiche Fallstricke, die nicht nur das Engagement selbst, sondern auch die handelnden Personen und Organisationen in Schwierigkeiten bringen können. Im Folgenden werden fünf besonders relevante Fallstricke beleuchtet und Hinweise gegeben, wie diese vermieden werden können.

1. Haftungsrisiken und mangelnde Absicherung

Viele Ehrenamtliche sind sich nicht bewusst, dass sie für Schäden, die sie im Rahmen ihrer Tätigkeit verursachen, persönlich haftbar gemacht werden können. Zwar gibt es im Bürgerlichen Gesetzbuch (§§ 31a, 31b BGB) Haftungsprivilegierungen für Vereinsvorstände und andere Organwalter, doch diese greifen nicht in jedem Fall. Insbesondere bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz drohen persönliche Haftungsrisiken.

NPOs sollten prüfen, ob eine (ausreichende) Haftpflichtversicherung besteht, die auch ehrenamtlich Tätige abdeckt. Zudem empfiehlt es sich, die Ehrenamtlichen regelmäßig über ihre Rechte und Pflichten zu informieren. Darüber hinaus sollte über den Abschluss einer D&O-Versicherung (Directors-and-Officers-Versicherung) oder einer Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung nachgedacht werden.

2. Unklare Aufgabenverteilung und fehlende Abgrenzung

Ehrenamt lebt von Engagement, aber auch von klaren Strukturen. Häufig kommt es vor, dass Aufgaben nicht eindeutig verteilt werden oder Kompetenzen unklar sind. Das kann zu Überforderung, Konflikten oder sogar zu rechtlichen Problemen führen, etwa wenn Beschlüsse nicht ordnungsgemäß gefasst und/oder dokumentiert werden oder Verantwortlichkeiten nicht nachvollziehbar sind.

Eine klare Geschäftsordnung, Aufgabenbeschreibungen und regelmäßige Kommunikation helfen, Missverständnisse zu vermeiden. Auch die Dokumentation von Beschlüssen und Tätigkeiten ist unerlässlich. Hier sollte vor allem nicht nach dem Prinzip gearbeitet werden, bereits bestehende Protokolle und Beschlüsse aus Altjahren, ohne nähere Prüfung als Vorlage zu verwenden.

3. Steuerliche Fallstricke und Gemeinnützigkeitsrecht

NPOs genießen steuerliche Vorteile aufgrund ihrer Gemeinnützigkeit. Doch schon vermeintlich kleine Fehler – etwa bei der Mittelverwendung, bei der Ausstellung von Spendenbescheinigungen oder bei der Vermischung von gemeinnützigen und wirtschaftlichen Tätigkeiten – können den Status gefährden. Die Folge sind oft erhebliche Steuernachforderungen und Reputationsverluste.

Verantwortliche sollten sich regelmäßig über die aktuellen Anforderungen des Gemeinnützigkeitsrechts informieren und im Zweifel fachkundigen Rat einholen. Besonders wichtig – weil fehleranfällig – ist die ordnungsgemäße Sphärenzuordnung der Tätigkeiten samt der entsprechenden Abbildung in der Buchhaltung. Geschehen oder manifestieren sich hier Fehler, kommt es zudem häufig zu falsch berechneten und abgeführten Steuern.

4. Datenschutz und Umgang mit Mitgliederdaten

Spätestens seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind die Anforderungen, aber auch das Interesse des Einzelnen, bezüglich des Umgangs mit personenbezogenen Daten deutlich gestiegen. Viele NPOs unterschätzen die Bedeutung des Datenschutzes und riskieren Abmahnungen oder Bußgelder, wenn sie Daten von Mitgliedern, Begünstigten oder Dritten ungeschützt speichern, weitergeben oder veröffentlichen.

Vereine sollten ein Datenschutzkonzept erstellen, Verantwortliche benennen und Betroffene transparent über die Verwendung ihrer Daten informieren. Auch die Einholung von Einwilligungen, etwa für Fotos auf der Website, ist unerlässlich.

5. Zeitfalle und fehlende Wertschätzung

Last but not least: Ehrenamtliche Arbeit ist oft mit großem Zeitaufwand verbunden. Viele Engagierte unterschätzen die Belastung, die mit regelmäßigen Sitzungen, Veranstaltungen oder Verwaltungsaufgaben einhergeht. Wird das Engagement zur Überforderung, drohen Frust, Burnout oder der Rückzug aus dem Ehrenamt. Auch mangelnde Wertschätzung durch die NPO kann die Motivation erheblich beeinträchtigen.

NPO sollten realistische Erwartungen kommunizieren, Aufgaben auf mehrere Schultern verteilen und die Leistungen der Ehrenamtlichen regelmäßig anerkennen – sei es durch Dank, kleine Aufmerksamkeiten oder öffentliche Wertschätzung.

Fazit

Das Ehrenamt ist unverzichtbar – aber nicht ohne Risiken. Wer sich engagiert, sollte die wichtigsten Fallstricke kennen und ihnen aktiv begegnen. Klare Strukturen, rechtliche und steuerliche Sorgfalt sowie gegenseitige Wertschätzung sind die Schlüssel zu einem erfolgreichen und nachhaltigen Ehrenamt. Organisationen sind gut beraten, ihre ehrenamtlich Tätigen zu unterstützen und fortzubilden, um das Engagement langfristig zu sichern und gemeinsam Gutes zu bewirken. Hierzu zählt nicht zuletzt die dauerhafte oder zumindest regelmäßige Einbindung fachkundiger Berater, sofern das entsprechende Knowhow nicht in der NPO vorhanden ist.

Elmar Krüsmann

Rechtsanwalt

Kanzlei WINHELLER