Die fünf schlimmsten Fehler bei der Ausstellung von Spendenquittungen

Von Elmar Krüsmann

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In dieser Rubrik behandeln unsere Partner von der Kanzlei Winheller aktuelle Rechtsthemen aus dem Bereich Fundraising, Spenden und Stiftung. Heute: Elmar Krüsmann, Rechtsanwalt. Er ist auf die Beratung von Non Profit-Organisationen, Stiftungen sowie vermögenden Privatpersonen spezialisiert.

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Wer Spenden für gemeinnützige Zwecke sammelt, muss Zuwendungsbestätigungen, umgangssprachlich: Spendenquittungen, korrekt ausstellen. Fehler hierbei können nicht nur das Vertrauen der Spender erschüttern, sondern auch gravierende steuerliche und rechtliche Konsequenzen für den Verein und seine Verantwortlichen nach sich ziehen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche fünf Fehler bei der Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen besonders häufig und folgenschwer sind – und wie Sie diese vermeiden.

Das Wichtigste in Kürze:

Falsche oder unvollständige Zuwendungsbestätigungen führen dazu, dass Spenden steuerlich nicht anerkannt werden und der Verein für entgangene Steuern haftet. Im schlimmsten Fall drohen dem Verein und seinen Vorständen sogar persönliche Haftungsrisiken. Die häufigsten Fehler betreffen die Freiwilligkeit der Spende, formelle Angaben, den Spendenzweck, den Wertansatz bei Sachspenden und die Verwendung veralteter Freistellungsbescheide. Wie Sie diese Fehler vermeiden, lesen Sie im Folgenden.

Hintergründe: Warum ist die korrekte Ausstellung so wichtig?

Zuwendungsbestätigungen sind für Spender der Nachweis, dass sie ihre Spende steuerlich geltend machen dürfen. Das Finanzamt prüft diese Bescheinigungen genau. Fehlerhafte Bescheinigungen führen dazu, dass Spendenabzüge nicht anerkannt werden. Zudem haftet der Verein nach § 10b Abs. 4 EStG mit 30 % des Spendenbetrags für entgangene Steuern, im Fall von Unternehmen sogar noch zusätzlich für entgangene Gewerbesteuer. Besonders riskant: Auch der Vorstand kann im Extremfall mit seinem Privatvermögen haften.

Fehler 1: Ausstellung ohne Gemeinnützigkeitsnachweis

Nur Vereine mit aktuellem Freistellungsbescheid dürfen Zuwendungsbestätigungen ausstellen. Ist der Bescheid abgelaufen oder liegt keine anerkannte Gemeinnützigkeit vor, ist die Ausstellung unzulässig. Fehlt der Nachweis, erkennt das Finanzamt die Spende nicht an und der Verein haftet für die Steuerausfälle.

Fehler 2: Unvollständige oder falsche Angaben

Häufig fehlen auf der Bescheinigung wichtige Daten wie der vollständige Name und die Adresse des Spenders, das korrekte Datum der Spende oder der genaue Spendenbetrag. Auch die vollständige und aktuelle Bezeichnung sowie Adresse des Vereins sind zwingend erforderlich. Fehlerhafte oder lückenhafte Angaben führen zur Ungültigkeit der Bescheinigung.

Fehler 3: Ausstellung für nicht freiwillige Zuwendungen oder bei Gegenleistung

Spenden müssen freiwillig und ohne Gegenleistung erfolgen. Beiträge, die aufgrund einer Verpflichtung (z. B. Mitgliedsbeiträge oder Spendenauflagen durch Gerichte) gezahlt werden, dürfen nicht bestätigt werden. Auch für Zuwendungen mit einer Gegenleistung (z. B. Werbeleistungen) ist keine Spendenquittung zulässig. Verstöße führen zur Aberkennung der Spendenabzugsfähigkeit und zu Haftungsrisiken für den Verein.

Fehler 4: Falscher Wertansatz bei Sachspenden

Gerade bei Sachspenden wird der Wert häufig zu hoch angesetzt oder nicht ausreichend dokumentiert. Der tatsächliche Wert muss nachvollziehbar und korrekt ermittelt werden. Eine zu hohe Bewertung führt zu Steuerschäden und damit zur Haftung des Vereins oder der handelnden Personen.

Fehler 5: Verwendung veralteter oder unvollständiger Muster 

Die amtlichen Vordrucke für Zuwendungsbestätigungen müssen korrekt und aktuell verwendet werden. Ein häufiger Fehler ist, dass optionale Textpassagen nicht entfernt werden oder veraltete Formulare genutzt werden. Auch Angaben zum Freistellungsbescheid (Datum und Aktenzeichen) müssen enthalten sein. Fehlerhafte Formulare führen zur Ablehnung durch das Finanzamt und zu Haftungsrisiken.

Fazit und Praxistipp

Die korrekte Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen ist kein „lästiger Papierkram“, sondern ein zentrales Element der rechtssicheren Vereinsarbeit. Fehler können teuer werden und gefährden im schlimmsten Fall die Gemeinnützigkeit Ihres Vereins. Prüfen Sie daher sorgfältig, ob Ihr Verein zur Ausstellung berechtigt ist, verwenden Sie stets aktuelle und vollständige Formulare und achten Sie auf die korrekte Angabe aller Pflichtdaten. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Rücksprache mit einem spezialisierten Berater. 

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Elmar Krüsmann

Rechtsanwalt

Kanzlei WINHELLER