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So gewinnen Sie mit einer gut formulierten Willkommensmail neue Förderer und Spender

Von Nico Reis

 
Nico Reis

In dieser Rubrik erzählt unser Partner Nico Reis, bekannt als Gründer von Altruja, jetzt Head of Partnerships bei RaiseNow und damit Europas größter Anbieter für digitales Fundraising, von den Trends im digitalen Fundraising. Außerdem verrät er Tipps und Tricks und erklärt, wie gemeinnützige Organisationen mehr Besucher auf Ihre Webseiten bringen.



 

Sie suchen Beispiele für eine Newsletter-Willkommensmail? Hier finden Sie Vorlagen sowie Tipps zur Ansprache, zum Versandzeitpunkt und zur Tonalität. Gleich weiterlesen!

Wie funktioniert die Willkommensmail? Was müssen gemeinnützige Organisationen beachten? Foto: Tumisu

Willkommensmail: Beispiele und Tipps

Herzlichen Glückwunsch: Es ist Ihnen gelungen, Interesse für die Ziele Ihrer Non-Profit-Organisation zu wecken. Nun liegt Ihnen eine Liste mit neuen E-Mail-Adressen vor – etwa von Menschen, die eine Petition unterzeichnet haben oder sich in Ihren E-Verteiler eingetragen haben. Nun kommt es auf eine

überzeugenden Willkommensmail an. Denn natürlich möchten Sie einen guten ersten Eindruck machen und die mühsam gewonnenen Abonnenten nicht gleich wieder verlieren.


Wussten Sie, dass die Wahrscheinlichkeit, dass die allererste E-Mail von Ihrer Adresse geöffnet wird, viermal höher ist als bei einer gewöhnlichen E-Mail? Eine gute Willkommensmail hat also weitreichende Auswirkungen. Wird sie überzeugend formuliert und zum richtigen Zeitpunkt versendet, können Sie auch mit besseren Öffnungs- und Klickraten sowie weniger Abbestellungen rechnen. So ermöglicht eine gelungene Willkommensmail am Ende auch mehr Spenden.


Wir möchten Ihnen einige Tipps geben, wie Sie Ihre Unterstützer am besten ansprechen.


Tonalität und Perspektive

Wechseln Sie einmal die Perspektive: Stellen Sie nicht sich selbst und Ihre Organisation in den Fokus, sondern machen Sie Ihre Unterstützer zum Zentrum Ihrer Kommunikation. Das gelingt durch eine direkte Ansprache. Betrachten Sie die Abonnenten Ihres E-Mail-Newsletters nicht als anonyme Menge, sondern als Menschen, deren Interesse und Wohlwollen Sie gewinnen möchten.


Ein Tipp:

Lesen Sie Ihren Entwurf für eine Newsletter-Willkommensmail einmal einem anderen Mitarbeiter Ihrer Organisation vor. Klingt der Text herzlich, engagiert und verbindlich? Perfekt. Ihre Mail klingt noch etwas unpersönlich oder unpräzise? Dann formulieren Sie besser noch mal einen neuen Vorschlag.


So stellen Sie Ihre Unterstützer in den Mittelpunkt


Fokus auf Ihre Organisation:

„Vergangenes Jahr ist es uns gelungen, 2000 Hektar Wald vor der Abholzung zu retten. Damit konnten wir dieses einzigartige Biotop für kommende Generationen erhalten.“


Fokus auf Ihre Unterstützer:

„Im vergangenen Jahr haben Menschen wie Sie mit ihrer Spende geholfen, 2000 Hektar Wald vor der Abholzung zu retten. So haben Sie dazu beigetragen, dieses einzigartige Biotop für künftige Generationen zu erhalten.“


Ob Sie Ihre Unterstützer mit „Sie“ oder mit „Du“ ansprechen, können Sie selbst am besten beurteilen. Die hier gezeigten Beispiele sind eher formell gehalten.


Profi-Tipp:

Verschicken Sie die Willkommensmail nicht von einer Adresse, die nur den Namen Ihrer Organisation im Absender trägt. Wählen Sie stattdessen die Adresse eines Mitarbeiters Ihrer Organisation. Dies verstärkt den Eindruck einer persönlichen Ansprache.


Newsletter-Willkommenmail: Wann ist der ideale Versandzeitpunkt?

Verschicken Sie die erste E-Mail idealerweise noch an dem Tag, an dem Ihr neuer Unterstützer sich in Ihren Verteiler eingetragen hat. Ist das nicht möglich, sollte Ihre Willkommensmail spätestens nach zwei Tagen ins Postfach Ihres neuen Kontakts flattern.


Wie oft Sie im Anschluss über Neuigkeiten aus Ihrer Organisation informieren, hängt von Ihren zeitlichen und personellen Ressourcen ab. Hier gibt es keinen allgemeingültigen Tipp. Beobachten Sie aber die Versandstatistik genau und ziehen Sie daraus Ihre Schlüsse. Dies gilt nicht nur den Versandzeitpunkt und die Versandfrequenz. Es gilt auch für den Inhalt Ihrer Mails. Führen Sie A/B-Tests durch, um ein Gefühl dafür zu gewinnen, welche Inhalte Ihre Unterstützer ansprechen.


Wie viele Willkommensmails sollten Sie verschicken?

Statt einer einzigen Willkommensmail empfehlen wir Ihnen, eine kurze Serie aus drei Willkommensmails zu verschicken. Geht es um ein sehr komplexes Thema, können weitere E-Mails sinnvoll sein.


Die erste Willkommensmail:


„Herzlich Willkommen“

Mit der ersten Willkommensmail stellen Sie Ihre Organisation vor und vermitteln Ihren Unterstützern, dass sie die richtige Entscheidung getroffen haben. Damit Ihre neuen Kontakte ein positives Gefühl mit Ihrer Organisation verbinden, teilen Sie Ihnen dabei gleich eine erfreuliche Neuigkeit mit oder geben ihnen eine nützliche Information.


Hier finden Sie einige Vorschläge. Die Liste ist bei weitem nicht vollständig – bestimmt fallen Ihnen weitere Ideen ein, wie Sie Ihrer Zielgruppe echten Mehrwert bieten können.

Teilen Sie in der Willkommensmail…


  • ein kostenloses eBook oder Whitepaper.

  • einen nützlichen Tipp oder Trick.

  • Links zu interessanten Blogartikeln.

  • einen Link zu einem Video.

  • Kompakte Informationen zu einem Themengebiet Ihrer Organisation.

  • eine Infografik

Beispiel:

Betreff:

Willkommen bei [Name Ihrer Organisation]

Text:

Liebe/ Lieber [Name],

willkommen bei [Name Ihrer Organisation]. Es bedeutet uns sehr viel, dass Sie sich die Zeit nehmen, sich mit uns zusammen für [Schwerpunkt Ihrer Organisation] zu engagieren.


Lassen Sie uns gemeinsam starten [Ziel Ihrer Organisation]. Es gibt so viel zu tun. Wir freuen uns darauf, diese Herausforderung mit Ihnen gemeinsam anzugehen. Hier finden Sie einige nützliche Informationen, mit deren Hilfe Sie uns besser kennenlernen können. [E-Book / Links / Infografik o.ä.]

Vielen Dank, dass Sie uns unterstützen. Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Ihnen die Welt ein Stückchen besser zu machen. Ihr [Name eines Mitarbeiters Ihrer Organisation]


Links zu den Social-Media-Profilen Ihrer Organisation: Folgen Sie uns auf: [Links zu Facebook, Twitter, YouTube o.ä.]


Die zweite Willkommensmail

„Sie sind Teil von etwas Größerem“

Geben Sie Ihrem neuen Abonnenten das Gefühl, Teil einer Gemeinschaft oder Bewegung zu sein. Dazu bieten Sie ihm die Möglichkeit, ohne großen Aufwand aktiv zu werden. Auch diesmal ist es sinnvoll, zusätzlich hilfreiche oder nützliche Informationen bereitzustellen.


Hier wieder einige Beispiele:

  • Verlinken Sie eine Umfrage

  • Erstellen Sie ein Quiz

  • Fordern Sie zur Unterzeichnung einer Petition auf

  • Bieten Sie an, sich ehrenamtlich im Rahmen einer zeitlich begrenzten Aktion zu engagieren.


Eine Umfrage ermöglicht es Ihnen, etwas über Ihre Unterstützer und deren Interessen zu erfahren. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen dabei, passender E-Mails zu verschicken. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass es Ihnen gelingt, Ihre Unterstützer dauerhaft an Ihre Organisation zu binden.


Beispiel für eine Umfrage:

Wieso unterstützen Sie unsere Organisation?

  • Wegen der Organisation

  • Wegen der Themen

  • Weil ich etwas bewirken möchte


Welche Themen interessieren Sie besonders?

  • Erstes Thema

  • Zweites Thema

  • Drittes Thema


Welche Herausforderung ist besonders relevant für Sie?

  • Erste Herausforderung

  • Zweite Herausforderung

  • Dritte Herausforderung


Denken Sie daran, auf freiwilliger Basis einige soziodemografische Merkmale abzufragen. Das können Angaben zu Alter, Wohnort oder Bildungsgrad sein. Solche Daten können Sie verwenden, um Ihre Newsletter noch genauer auf Ihre Adressaten zuzuschneiden.


Beispiel für eine Willkommensmail mit Umfrage

Text:

Liebe / Lieber [Name],

Wenn wir gemeinsam [Ziel der Organisation] erreichen wollen, geht es nicht ohne Unterstützer wie Sie. Deswegen ist Ihre Rückmeldung besonders wertvoll für uns.

Heute bitten wir Sie, sich drei Minuten Zeit zu nehmen, um an einer kurzen Umfrage teilzunehmen. Ihre Daten werden selbstverständlich vertraulich behandelt.

Vielen Dank für Ihre Hilfe!

Ihr [Name eines Mitarbeiters Ihrer Organisation]


Nun haben Sie einen ersten Eindruck bekommen, wie eine gelungenen Willkommensmail aussehen kann. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Formulieren und Versenden.

 


Stephanie Reuter

Nico Reis

Head of Partnerships

RaiseNow

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