So könnte sie ablaufen – Ihre erfolgreiche Veranstaltung: Der Saal platzt aus allen Nähten, die No-Show-Quote tendiert gegen null, der Gastredner hält einen spannenden, für die Zuhörer mitreißenden Impuls und beim anschließenden Empfang kommen die Gäste jeweils mit vielen anderen, interessanten Personen ins Gespräch und verabreden sich zu weiterführenden Treffen.

Das Erfolgsrezept für gelungene Veranstaltungen scheint recht einfach: ein gut durchdachtes, an den Vorkenntnissen und Interessen der Gäste ausgerichtetes Konzept.

Ja, perfekte Planung und Organisation helfen beim Erfolg, aber entscheidend ist, ob und was die Gäste von der Veranstaltung „mitnehmen“. Was dieses „Mitnehmen“ idealerweise umfasst, wissen wir alle aus Veranstaltungen, bei denen wir selbst Gäste sind:

  • Wir wollen entweder neues, direkt nutzbares Wissen erwerben,
  • möglichst viele neue und spannende Leute kennenlernen und/oder
  • einfach schöne, kurzweilige Stunden verbringen.

Auf welche Weise innovative Veranstaltungsformate entwickelt werden, die genau diesem Anspruch gerecht werden, das war Gegenstand des 6. Berliner Stifterinnenfrühstücks am 9. Oktober 2015.

Aufgezeigt wurde dabei aber nicht nur, wie die Erwartung der Gäste erfüllt oder gar übertroffen werden kann, sondern auch, wie Veranstaltungen so zu konzipieren sind, dass erfolgreich sehr prominente Gastredner (zumal ohne Bezahlung) als Referenten ein Engagement zusagen. Als Beispiel hierzu dienten die „Friedensnobelpreisträgerreden in der Dresdner Frauenkirche“ (www.frauenkirche-dresden.de/friedensreden).

Aber das Beispiel der Friedensnobelpreisträgerreden zeigt zudem, dass mit einem stimmigen, innovativen Veranstaltungskonzept auch die erforderlichen Spendengelder zur Durchführung der Veranstaltung (beim genannten Beispiel immerhin in sechsstelliger Höhe) erfolgreich eingeworben werden können.

Drei Schlüsselelemente gibt es, die bei der Entwicklung erfolgreicher Veranstaltungen generelle Gültigkeit besitzen:

1.        Die Zeit für die Erstellung der Konzeption sollte mindestens dreimal so lang sein wie die Veranstaltung selbst. – Wenn die Veranstaltung zwei Stunden dauert, sollte die reine Konzeptionszeit folglich sechs Stunden betragen, bei einer ganztägigen Konferenz mithin drei Tage, wobei dieser Zeitansatz nur die Konzeption der einzelnen Veranstaltungselemente, nicht jedoch bereits die Referentenauswahl oder -ansprache bzw. sonstige eher die Umsetzung betreffende Aspekte umfasst.

2.        Perspektivwechsel ist der Schüssel zum Erfolg. – Die Wünsche und Interessen der einzuladenden Gäste & Teilnehmer, aber auch die der Referenten sowie ggf. der Sponsoren oder der Verantwortlichen des Veranstaltungsortes müssen angemessen berücksichtigt und ggf. miteinander in eine gewinnbringende Balance gebracht werden. Nicht dem Einladenden muss die Veranstaltung gefallen, sondern denen, die eingeladen sind – und nach der Veranstaltung als Multiplikatoren wirken.

3.        Wagen Sie Neues und „Unerhörtes“! – Dass längliche Vorträge und Podiumsdiskussionen selten zu einem Erkenntnisgewinn beitragen und noch seltener Freude an der Veranstaltung wecken, wissen wir alle selbst aus eigener Erfahrung. Umso dankbarer sind wir, wenn wir Veranstaltungen erleben, die „anders“, „frisch“ und innovativ sind und genau unseren Wünschen und Interessen als Publikum entsprechen.

In einer praktischen Übung konnten die Teilnehmerinnen abschließend die aufgezeigten Anregungen auf ihre eigene Veranstaltung anwenden und ihre Ideen mit anderen Damen diskutieren.

Das Team von BE|YOND berät gern individuell, um innovative Veranstaltungsformate zu entwickeln.

Eine Kurzinformation zu dem Beratungsangebot und den Kontaktdaten finden Sie in der folgenden Übersicht:

Kurzinfo – Innovative Veranstaltungsformate

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So könnte sie ablaufen – Ihre erfolgreiche Veranstaltung: Der Saal platzt aus allen Nähten, die No-Show-Quote tendiert gegen null, der Gastredner hält einen spannenden, für die Zuhörer mitreißenden Impuls und beim anschließenden Empfang kommen die Gäste jeweils mit vielen anderen, interessanten Personen ins Gespräch und verabreden sich zu weiterführenden...