Von der Strategie zur Umsetzung: Freiwillige gewinnen, integrieren und anerkennen durch Freiwilligenkoordination

Die neuesten Befragungen zum Thema Engagement zeigen: viele Menschen engagieren sich oder sind bereit sich zu engagieren – Tendenz steigend. Zugleich ringen viele Organisationen mit der Herausforderung, passende Freiwillige zu finden, einzusetzen und zu halten.
Aus unserer Beratungs- und Seminarpraxis wissen wir, dass die Gewinnung, Begleitung und Anerkennung der Freiwilligen nur dann gut funktioniert, wenn eine strategische Entscheidung zur Engagementförderung vorab getroffen wurde. Im vergangenen Beitrag haben wir drei Grundsätze des Freiwilligenmanagements erläutert.
Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Schritte der Freiwilligenkoordination, die damit verbundenen Stolpersteine und Lösungsansätze vor.

Überlegen Sie, wen Sie suchen!

In vielen Organisationen oder Vereinen ist freiwilliges Engagement eine Selbstverständlichkeit und „läuft mit“. Im letzten Beitrag haben wir bereits darauf hingewiesen, dass eine Betrachtung allgemeiner Trends, des Vereinsumfelds sowie der Stärken und Schwächen der Organisation für die Strategieentwicklung notwendig ist. Ebenso wichtig ist eine Klärung, welche Bedarfe die Organisation hat: Welche Aufgaben fallen an? Welche Tätigkeiten sind nicht besetzt? Wenn klar ist, für welche Aufgaben noch Freiwillige gesucht werden, lohnt es sich, die offenen Aufgaben genauer zu beschreiben. In Aufgabenprofilen werden die Tätigkeit und die dafür erforderlichen Kompetenzen präzisiert. Überlegen Sie, wie viel Zeit dafür aufgewendet werden soll und was die Organisation dem/der Freiwilligen bietet. Auch stellt sich für Organisationen die Frage, ob sie bestimmte Zielgruppen (Jung, Alt etc.) suchen oder für alle „Neuen“ offen sind. Vereine verfügen oftmals über Ressourcen, d.h. potentielle Freiwillige – das können Aktive, Mitglieder oder aber Freunde, Verwandte etc. sein.

Finden Sie die passenden Freiwilligen!

Kennen Sie den Bedarf ihrer Organisation, können Sie die Gewinnung neuer Freiwilliger angehen. Gibt es in der Organisation potentielle Freiwillige oder sollen sie außerhalb gesucht werden? Wie finden Sie den oder die passende Freiwillige für die angebotene Tätigkeit? Wer soll angesprochen werden? Wünscht ein Verein der offenen Kinder- und Jugendarbeit bspw. ein Sportangebot für Mädchen und sucht dafür explizit eine weibliche Freiwillige, kann eine entsprechende Gewinnungsstrategie für diese Zielgruppe entwickelt werden.

Es sollte auch geklärt sein, wie mit Interessierten umgegangen wird, die nicht in das Suchraster passen. Ist die Organisation offen für die Kompetenzen und Ressourcen von Freiwilligen, ohne dass es dafür bereits eine Aufgabenklärung gibt?

Vermitteln Sie auch Klarheit nach außen: Informieren Sie Interessierte in Erstgesprächen über Ihre Organisation und die Anforderungen an eine Tätigkeit. Bieten Sie Unterstützung in Form von Schnupperphasen oder Einarbeitungszeiten an. Viele Unklarheiten hinsichtlich der Rollen oder Zuständigkeiten zwischen Haupt- und Ehrenamtlichen lassen sich durch klare Aufgabenbeschreibungen und geregelte Einarbeitungsprozesse vermeiden.

Erkennen Sie Engagement an!

Freiwillige ziehen die Bestätigung und Motivation für ihr Engagement aus der Wertschätzung und Anerkennung, die ihnen entgegengebracht wird. Anerkennung und Wertschätzung sind der „Lohn“ der Ehrenamtlichen und ein wichtiger Schritt zur Integration der Engagierten in Ihre Organisation. Dazu zählen in erster Linie eine Atmosphäre des Willkommenseins und ein wertschätzender Umgang, sowohl zwischen Haupt- und Ehrenamtlichen als auch zwischen den Freiwilligen. Manchmal gibt es  jedoch eine Kultur des Misstrauens, die sich in Aussagen wie „Das machen wir schon immer so!“, oder „Wir brauchen keine Neuen!“ zeigt. Ein Kulturwandel kann durch eine klare Kommunikation und die Abgrenzung von Zuständigkeiten gefördert werden. Dabei ist es wichtig, alle Beteiligten in der Entwicklung der Engagementstrategie mitzunehmen.

Anerkennung gegenüber den Freiwilligen zeigt sich in konkreten Maßnahmen und jede Organisation sollte entsprechend ihrer Möglichkeiten und den Bedürfnissen der Freiwilligen verschiedene Anerkennungsformen entwickeln. Wichtig ist: Anerkennung sollte zeitnah, transparent und gleichberechtigt gegeben werden: Wird allen Freiwilligen zum Geburtstag gratuliert oder nur jenen, die in letzter Zeit besonders präsent waren? Ehrenamtliche sind wertvolle und kompetente Mitarbeiter/innen. Zeigen Sie Wertschätzung für die Arbeit und für die Person des Ehrenamtlichen auch durch kleine, persönliche und ehrliche Gesten.

Anerkennung ist nur eine Form, um Freiwillige zu integrieren und zu halten. Engagierte wollen in ihrer Tätigkeit Spaß haben, mit anderen zusammenkommen und sich persönlich weiterentwickeln. Vereine sollten diese Motive ernst nehmen und bspw. durch Fortbildungen oder Feedbackgespräche die Persönlichkeitsentwicklung fördern. Die Freiwilligen sollten in interne Abläufe und Teambesprechungen eingebunden werden. Beziehen Sie die Freiwilligen aktiv in Entscheidungsprozesse ein und öffnen Sie ihnen Räume für eigenverantwortliches Handeln.

Seien Sie lernbereit!

Auch wenn Organisationen die Ziele der Engagementförderung klar kommunizieren, eine Atmosphäre des Willkommenseins pflegen, Freiwillige passend auswählen und gut einarbeiten, Engagement anerkennen und Freiwillige unterstützen, werden manche Freiwillige ihr Engagement beenden. Das kann verschiedenste Ursachen haben: Freiwillige wechseln den Wohnort, Interessen wandeln sich, der Beruf nimmt mehr Zeit in Anspruch. Häufig wird das Ende des Engagements negativ bewertet, bspw. wenn das ehemalige Vorstandsmitglied im Sportverein „nur noch“ als Mitglied Sport treiben möchte. Dabei wird oft übersehen, dass die Erfahrungen für die Weiterentwicklung der Engagementförderung wichtiges Feedback bieten. Die Engagierten von gestern können auch die Engagierten von morgen sein, z.B. wenn junge Menschen nach ihrem Studium in ihre Heimatstadt zurückkehren und sich wieder im Verein engagieren. Daher sollten auch Verabschiedungsrituale- und formen gut überlegt und umgesetzt werden.

Die Engagmenentförderung ist dann erfolgreich, wenn sie strategisch angegangen wird und das operative Handeln darauf ausgerichtet ist. Die operativen und strategischen Aspekte ergänzen sich idealerweise in den Schritten der Gewinnung, Begleitung, Entwicklung und Verabschiedung. Freiwilligenmanagement und -koordination sind hilfreiche Instrumente, die Schritte zu systematisieren und umzusetzen. Jedoch gibt es kein Patentrezept für die Engagementförderung und jede Organisation sollte eine für sie passgenaue Strategie für die Freiwilligenarbeit entwickeln, um die Bedürfnisse der Organisation und der Freiwilligen in Einklang zu bringen.

Frau Dr. Kristin Reichel und Ana-Maria Stuth arbeiten an der Akademie für Ehrenamtlichkeit Deutschland (fjs e.V.). Sie ist das bundesweite Kompetenzzentrum für Freiwilligenmanagement und Qualitätsentwicklung in der freiwilligen Arbeit.

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Von der Strategie zur Umsetzung: Freiwillige gewinnen, integrieren und anerkennen durch Freiwilligenkoordination Die neuesten Befragungen zum Thema Engagement zeigen: viele Menschen engagieren sich oder sind bereit sich zu engagieren – Tendenz steigend. Zugleich ringen viele Organisationen mit der Herausforderung, passende Freiwillige zu finden, einzusetzen und zu halten. Aus unserer Beratungs- und...