Effiziente Kommunikation: Gute Kontakt-Pflege als Schlüssel zum Erfolg

Zahlreiche und vielfältige Kontakte sind für Non-Profit-Organisationen ein essentieller Faktor. Für den Erfolg der Organisation bedarf es ehrenamtliche Helfer, Partnerorganisationen, Spender, Angehörige der Presse, Kontakte aus Politik, Sport und Bildung sowie viele weiterer Personen im firmeneigenen Netzwerk. Dabei ist kein Kontakt wie der andere. Jeder Kontakt muss für seine Zwecke der Kooperation gut und umfassend informiert sein. Selbst kleine Informationen sind somit wichtig und haben einen Unterschied für den Erfolg der Non-Profit-Organisation zur Folge. Konversationen mit Kontakten werden dann gewinnbringend, wenn der Mitarbeiter auch nach längeren Kontaktpausen nahtlos an die vormals geführten Gespräche anknüpft. Hierfür wird eine ausführliche Dokumentation benötigt, die auch bei vielen Kontaktpartnern stets übersichtlich und einfach zu händeln bleiben sollte.

Gute Dokumentation der Kontakt-Verläufe

Die Komplexität in der Kommunikation mit den Kontakten stellt den Mitarbeiter einer Non-Profit-Organisation schnell vor eine große Herausforderung. Und was im heimischen Büro nicht selten zu einer Flut an Notizzetteln führt, muss im Büro mit Excel- und / oder Word-Dateien in eine koordinierungsfähige Form gebracht werden. Zu jedem Kontakt entsteht im Alltag eine Vielzahl von Aktivitäten, welche die Übersicht aller Informationen über verschiedene Kontakt-Kanäle noch erschwert. Hinzu kommt, dass diese selbst erstellten Dokumentationen nur wenig Übersicht in die Kommunikation mit den Kontakten bringt und oft zu Verwirrungen und weiterführenden Problem führt, sobald die Kontaktliste und das Unternehmen wächst. Bereits ein einzelner Mitarbeiter hat in der Menge der Informationen und Kontakte schnell Probleme, die Übersicht zu behalten. Dies erschwert sich noch mit der wachsenden Zahl der Mitarbeiter, da in der Praxis jeder Anwender sein eigenes System entwickelt hat. Die daraus resultierenden Probleme stellen die Mitarbeiter vor Fragen: – Wie findet man bei Bedarf die richtige Information? – Wie greife ich auf die Informationen von Kollegen zu? – Wie übersichtlich bleibt das System bei Krankheit oder Urlaub von Kollegen? – Kennt die Urlaubsvertretung die Ablagesystematik? – Welchen Einfluss hat der Datenschutz? – Bin ich überhaupt berechtigt alle Informationen einzusehen?

Teamwork als Konfliktpotenzial in der Kontakt-Pflege

Je größer das Non-Profit-Unternehmen geworden ist, umso enger wird die Zusammenarbeit der Mitarbeiter in der Betreuung der Kontakte zu verschiedenen, oft ineinander übergreifenden Themenfeldern. Dennoch ist zu gewährleisten, dass jeder zuständige Kollege im Team gleichermaßen kompetent Fragen und Anliegen von Kontakt-Personen bearbeiten kann. Dies erfordert die schnelle und umfassende Kenntnisnahme des bisherigen Informationsstandes mit Schwerpunkten und Inhalten des bisherigen Kontaktes. Dies funktioniert nicht über die Arbeit als Einzelkämpfer im eigenen Arbeitssystem. Stattdessen muss die Teamarbeit auf eine neue Ebene gebracht werden. Die Informationen sind entsprechend der Zuständigkeiten und Kontakte zu filtern. Stelle man sich vor, eine Organisation möchte eine Benefizveranstaltung ausrichten. Förderer, Gäste und Medienvertreter sind entsprechend anders zu kontaktieren als die ehrenamtlichen Mitarbeiter oder die möglichen Zulieferer, die zum Gelingen der Veranstaltung beitragen sollen. Dennoch ist es notwendig, dass alle Beteiligten wichtige Informationen zu Veranstaltungsort, -zeit und -grund kennen. Der Mitarbeiter hat nun vielfältigen Arbeitsaufwand zu bewältigen, der in Bezug auf die unterschiedlichen Kontakt-Partner oft mehrfach bearbeitet werden muss. Die Herausforderung der vielfältigen und umfassenden Kommunikation mit den unterschiedlichen Kontaktpartnern kann trotz der unterschiedlichen Anforderungen im optimalen Fall über eine einzige Lösung erfolgen. In einer zentralen Ablage sollten alle relevanten Informationen zu einem Kontakt gebündelt werden können. Daraus resultiert eine übersichtliche Historie zum jeweiligen Kontakt. Diese bildet die Basis für ein erfolgreiches Kontakt-Management.

Effizientes Kontakt-Management für die Verwaltung von Non-Profit-Organisationen

Ein einheitliches System für alle Mitarbeiter und Kontakte bietet die Möglichkeit, übergreifend zu arbeiten. Die zentrale Ablage hält die relevanten Inhalte sortiert und übersichtlich zu allen Themenfeldern bereit. Korrespondenzen von der E-Mail über Briefe bis hin zu weiterführenden Dokumenten und Telefonat-Notizen stehen auf Abruf jedem berechtigten Mitarbeiter zur Verfügung und erlauben die Weiterbearbeitung durch Kollegen ohne Verzögerungen und langwierige Einarbeitungen. Die Zugriffe werden über ein Berechtigungssystem gesteuert, wodurch jeder sieht, was er sehen soll. Der Datenschutz bleibt ebenfalls über die Nutzung eines Berechtigungssystems gewahrt. Der Verlust von Informationen wird vermieden, da weitere Korrespondenzschritte und Absprachen direkt im Kontakt-System gespeichert werden. Von der zentralen Ablage profitiert somit auch die interne Kommunikation.

Konzeptionelles arbeiten in der Kontakt-Pflege

Kontaktmanagementsysteme, die auf Funktionsmodulen und einer Datenbank basieren, erlauben die individuelle Anpassung an die Bedürfnisse und Anforderungen von Stiftungen und anderen Non-Profit-Organisationen. Hat die Organisation selbst die Module gewählt, die für die Arbeit benötigt werden, steht das System bedürfnisgerecht zur Verfügung. Der Mitarbeiter hat durch Features wie ein Wiedervorlage-System die Möglichkeit, sich erinnern zu lassen, wenn eine besprochene Kontaktaufnahme mit dem Partner erfolgen soll. Zugleich hat er alle wichtigen Informationen sortiert vorliegen. Ist hingegen eine Veranstaltung vorzubereiten, nutzt der Mitarbeiter Filteroptionen, um die richtigen Kontaktgruppen vorzusortieren. Einladungen und Informationen können gezielt über Verteiler ausgegeben werden. Die Datenbank erleichtert somit nicht nur die Arbeit des einzelnen Sachbearbeiters, sondern auch die übergreifende Arbeit im Team, da mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf die Datenbank zugreifen können.

Gibt es dabei Nachteile oder Besonderheiten zu beachten? Die Umstellung auf ein neues System erscheint zunächst zeitaufwendig und arbeitsintensiv. Die individuellen Arbeitsschritte der Anwender werden in den Hintergrund gestellt. Die Software sorgt über die Datenbank für ein einheitliches Vorgehen, dass die unterschiedlichen Gepflogenheiten im Team auf eine gemeinsame Basis bringt. Je sorgfältiger die Datenbank mit Informationen zu dem einzelnen Kontakt gefüttert worden ist, umso schneller und einfacher können Arbeitsabläufe nicht nur im Fall von Urlaubs- und Krankheitsvertretungen vorangebracht werden. Jeder zuständige Mitarbeiter hat über die individuelle Zugriffsberechtigung die Möglichkeit, seine eigene Arbeit ebenso wie die Vertretung optimal zu erfüllen. Die Arbeit nach einheitlichen Prozessen hat somit die erhöhte Qualität der Arbeit des Einzelnen nachhaltig gesteigert.

Ein System für gutes Kontakt-Management

Das erfolgreiche Kontakt-Management wird durch ein einheitliches Arbeitssystem im Kommunikationsmanagement nachhaltig gefördert. Die Nutzung einer Software für Kontakt-Management erlaubt die Vereinfachung von Arbeitsschritten für den einzelnen Mitarbeiter und das Team. Gesammelte Informationen werden sortiert und Kommunikationsverläufe mit Dokumenten gebündelt gespeichert. Gleichzeitig wird die Qualität der Kommunikation im internen und externen Informationsfluss gesteigert. Interessieren Sie sich für die Möglichkeiten einer modernen Software für das Kontakt-Management Ihrer Organisation, stehen wir Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung.

Reiner Prummer (Jahrgang 1965) ist Gründer und Geschäftsführer der base4IT GmbH in Unterschleißheim bei München. Die Firma entwickelt und vertreibt Software Lösungen für gemeinnützige Organisationen. Zusammen mit Stiftungspartnern wurde die Software in den letzten zehn Jahren stets erweitert und zu einem modularen Komplettsystem für Stiftungen ausgebaut. Das angesammelte Know-How bringt base4IT als Erfahrungswert in laufende Projekte oder Beratungsmandate mit ein.

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