Der Gesetzgeber gewährt gemeinnützigen Stiftungen eine Befreiung von den meisten Steuerpflichten, weil sie ihre Mittel – so der Wortlaut der Abgabenordnung – „ausschließlich“ für steuerbegünstigte Zwecke verwenden. Spender gewähren Stiftungen ihre Spende, weil diese damit Gutes tun. Sowohl Gesetzgeber als auch Spender erwarten aber auch zu Recht, dass Stiftungen professionell geführt werden, ihr Vermögen sicher und ertragreich bewirtschaften, ihre Berichtspflichten erfüllen, ein geordnetes Rechnungswesen haben, zeitnah Spendenquittungen ausstellen und vieles mehr. Dies führt notwendigerweise zu Verwaltungskosten, die allerdings – da sind sich Gesetzgeber und Spender einig – auf das Notwendige zu beschränken sind. Die Definition, was zu den Verwaltungskosten zu zählen ist und wie hoch die Kostenquote, also der Anteil der Verwaltungskosten an den Gesamtausgaben einer Stiftung, sein darf, ist nirgendwo vorgeschrieben – und dies aus gutem Grund: Denn Stiftungen arbeiten sehr unterschiedlich und müssen in der Art und Weise, wie effizient und wirksam sie ihren Zweck erfüllen, für sich betrachtet werden.

 Verwaltungskostenquote – was ist das?

Dennoch: Sowohl Finanz- als auch Stiftungsaufsichtsbehörden werfen ein wachsames Auge auf „die Kostenquote“, denn das steuerrechtliche Gebot der Selbstlosigkeit (§ 55 Abgabenordnung) gebietet eine sparsame Verwaltung der Stiftung, und der Stifterwille verlangt nach der Erfüllung des eigentlichen Stiftungszwecks.

Eine gute Möglichkeit, trotz fehlender gesetzlicher Definition der Verwaltungskosten die Kostenquote zu bestimmen, liegt in einer Negativabgrenzung: Alle Ausgaben, die direkt den ideellen Zielen der Stiftung zufließen, sind keine Verwaltungskosten. Umgekehrt: Ausgaben, die nicht direkt den Zweck fördern, können Verwaltungskosten sein, wie insbesondere Vergütungen für Organmitglieder und Personalkosten (Geschäftsführung, Buchhaltung, EDV etc.), Beratungskosten (Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, allgemeine Rechtsberatung), Kosten des Fundraisings (Spendenmailings, Internetseite, Tombola und sonstige Werbeveranstaltungen etc.), allgemeine Verwaltungskosten (Porto, Telefon, Büromaterial etc.) sowie die Kosten der Vermögensverwaltung (Zahlungsverkehrskosten, Vergütung für Vermögensverwaltung etc.).

Berechnung der Kostenquote

Um die Verwaltungskostenquote zu berechnen, sind die Verwaltungsausgaben einschließlich der Ausgaben für die Spendenwerbung ins Verhältnis zu den gesamten vereinnahmten Mitteln (Erträge aus der Vermögensverwaltung, Spenden, Zuschüsse, Gewinne aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben usw.) zu setzen. In einem Punkt rechnen allerdings Stiftungsaufsicht und Finanzbehörden teilweise unterschiedlich: Während die Stiftungsaufsichtsbehörden üblicherweise nach diesem sog. Bruttoprinzip vorgehen, rechnen Finanzämter regelmäßig nach dem Nettogrundsatz, d. h. sie saldieren die Erträge mit den Kosten der Vermögensverwaltung und lassen nur den Nettoertrag in die Berechnung der Kostenquote einfließen. Bei hohen Ausgaben im Bereich der Vermögensverwaltung kann dies zu deutlichen Unterschieden führen. Gestaltungsspielräume bei der Kostenquote bieten sich etwa, indem kein Vermögensverwaltungsmandat erteilt, sondern in Fondsprodukte investiert wird. Da die internen Fondskosten nicht sichtbar werden, wird der Verwaltungskostenanteil optisch niedriger, obgleich – gerade bei größeren Stiftungsvermögen – manche Publikumsfonds teurer als ein Vermögensverwaltungsmandat sein können. Ein weiterer Gestaltungsspielraum bietet sich bei Zurechnung von Ausgaben für die Geschäftsführung und das Personal. Diese müssen evtl. nicht vollständig in die Verwaltungskosten eingehen, wenn sie unmittelbar einem Projekt zugerechnet werden können, also Ausgaben im Bereich der unmittelbaren Zweckverwirklichung darstellen. Bei Mitarbeitern der Stiftung kann etwa mithilfe einer Zeitaufschreibung eine Kostenverteilung vorgenommen werden.

Geschäftsführungskosten stellen hingegen grundsätzlich Verwaltungskosten dar – allerdings wiederum insoweit nicht, als der Stiftungsgeschäftsführer bei einzelnen Projekten unmittelbar selbst mitarbeitet. Entsprechende Besonderheiten ergeben sich auch bei Stiftungen, die ihren Zweck durch Aufklärung und Information (Publikationen, Veranstaltungen, Aktionen etc.) umsetzen, da die hierfür entstehenden Ausgaben für Agenturen, Druckereien o.ä. eben nicht der Verwaltung der Stiftung, sondern unmittelbar der Verwirklichung des Stiftungszwecks dienen.

Maximal zulässiger Verwaltungskostenanteil

Gesetzliche Bestimmungen über den maximal zulässigen Verwaltungskostenanteil einer steuerbegünstigten Stiftung liegen nicht vor. Der BFH hat u.a. in einem Beschluss vom 23.9.1998 (I B 82/98, BStBl. 2000 II S. 320) und in einem Grundsatzurteil vom 18.12.2002 (I R 60/01, BFH/NV 2003, S. 1025) die Auffassung vertreten, dass es keine absoluten oder prozentualen Obergrenzen geben könne, sondern entscheidendes Kriterium vielmehr sein müsse, ob bei Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls das Ausgabeverhalten der Körperschaft angemessen sei. Dies sei so lange der Fall, als es wirtschaftlich sinnvoll sei und dazu beitrage, dass ein möglichst hoher Anteil der Mittel unmittelbar und effektiv den begünstigten Satzungszwecken zugutekomme. Dabei sei beispielsweise auch zu berücksichtigen, ob sich die Stiftung noch in der Aufbauphase befinde, in der sie regelmäßig einen höheren Anteil ihrer Mittel für die Verwaltung und Spendenwerbung verwenden müsse. Im Fall einer spendensammelnden, mildtätigen Körperschaft hat der BFH in seinem o.g. Beschluss die Überschreitung der 50-Prozent-Grenze als schädlich bewertet.

Nach der im Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEOA) ersichtlichen Verwaltungsauffassung müssen Verwaltungskosten „insgesamt angemessen“ sein, was bedeute, dass die o.g. 50-Prozent-Grenze eine „absolute Obergrenze“ darstelle, die allenfalls in der Aufbauphase (i.d.R. unter vier Jahre) überschritten werde dürfe. Allerdings könne im Einzelfall eine für die Steuerbegünstigung schädliche Mittelverwendung auch schon dann vorliegen, wenn der prozentuale Anteil der Verwaltungsausgaben einschließlich der Spendenwerbung deutlich geringer als 50 % sei. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Geschäftsführer ein unangemessen hohes Gehalt bezieht.

FAZIT

Auf der „sicheren Seite“ dürfen Stiftungen sein, deren Verwaltungskostenquote unter 25–30 % liegt, und die bei allen Ausgabepositionen auf Angemessenheit und Marktüblichkeit achten. Spendensammelnde Stiftungen, die das DZI-Spendensiegel tragen möchten, dürfen in der Regel einen Verwaltungskostenanteil von maximal 30 % der Spendeneinnahmen haben. Das bedeutet aber auch, dass Stiftungen, die keine Spenden sammeln und demzufolge keinen Aufwand hierfür betreiben müssen, nach Möglichkeit eine entsprechend niedrigere Verwaltungskostenquote haben sollten.

Dr. Stefan Stolte

Der Autor ist Rechtsanwalt und Mitglied der Geschäftsleitung des Deutschen Stiftungszentrums (DSZ) sowie Geschäftsführer der Deutschen StiftungsConsulting GmbH.

http://www.neues-stiften.de/wp-content/uploads/2016/12/twenty-five-1173247_1920-940x627.jpghttp://www.neues-stiften.de/wp-content/uploads/2016/12/twenty-five-1173247_1920-300x300.jpgAnke MeisFinanzenOrganisationen
Der Gesetzgeber gewährt gemeinnützigen Stiftungen eine Befreiung von den meisten Steuerpflichten, weil sie ihre Mittel – so der Wortlaut der Abgabenordnung – „ausschließlich“ für steuerbegünstigte Zwecke verwenden. Spender gewähren Stiftungen ihre Spende, weil diese damit Gutes tun. Sowohl Gesetzgeber als auch Spender erwarten aber auch zu Recht, dass Stiftungen...